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IT-Technik zukunftsorientiert aufstellen – Die wichtigsten Tipps
17. Juli 2023, 10:18 :: Allgemein
Autor: Sabine Ziegler
Die Anforderungen an die IT-Infrastruktur nehmen zu und wachsen zusammen mit dem Unternehmen. Gleichzeitig entwickeln sich die Technologien weiter und es gibt flexible, individualisierbare Lösungen, um sich entsprechend aufzustellen. In dem Beitrag zeigen wir, wie sich Gründer bestmöglich aufstellen können.
Manch ein Unternehmer kriegt Schweißausbrüche, wenn er nur an die IT denkt. Sicher den Computer bedienen ist für viele kein Problem, aber wenn es darum geht eine funktionierende Infrastruktur aufzubauen, sind viele mit ihrem Latein am Ende. Die wenigsten Start-Ups können sich zu Beginn der Unternehmensgründung einen dedizierten IT-ler leisten, doch auf die Vorteile der Digitalisierung will auch niemand verzichten.
Die Optionen, die sich den Gründern bieten sind vielfältig, sich entweder selbst mit der Materie vertraut zu machen, einen externen Dienstleister mit der kompletten Erstellung eines Digitalkonzeptes beauftragen oder einen individuell skalierbaren Mittelweg zu finden.
Welchen Bedarf hat mein Unternehmen?
Am Beginn der Erstellung einer Digitalstrategie muss die Frage stehen, was die IT-Systeme überhaupt leisten soll. Denn erst, wenn klar ist, wie der eigene Bedarf aussieht, kann entsprechend mit den Vorbereitungen begonnen werden. Die Fragen sollten unter anderem sein:
- Werden Tools für die Bearbeitung von Finanz- oder Personalwesen benötigt und wenn ja, was sollen diese können?
- Ist es wichtig, dass Wissen über meine Kunden geordnet und leicht zur Hand ist?
- Arbeiten die Mitarbeiter häufiger gemeinsam an einem Projekt oder individuell an eigenen Projekten?
Für jede dieser Fragen gibt es ein passendes Programm, allerdings benötigt nicht jedes Unternehmen jede Lösung. Wird die Buchhaltung an ein Buchhaltungsbüro ausgelagert, besteht kein Bedarf an einer eigenen Softwarelösung, wie etwa einer Enterprise Ressource Planning Software (ERP).
Unbedingt die Skalierbarkeit beachten
Wer jedoch seinen Bedarf erkannt hat, sollte auch darauf achten, dass die Softwarelösung in der Lage ist, mit steigenden Anforderungen, etwa durch höhere Mitarbeiterzahlen oder zusätzliche Aufgabenbereiche, mitzuwachsen. Dieses Potential zum Wachsen, oder Schrumpfen, einer Softwarelösung wird als Skalierbarkeit bezeichnet.
Insbesondere bei Jungunternehmen besteht gerade frisch nach der Gründung ein enormes Wachstumspotential bei der Mitarbeiteranzahl, bis sich das Beschäftigtenniveau stabilisiert. Ein IT-System, das von vorneherein auf Wachstum ausgelegt ist, spart später einiges an Kopfschmerzen, wenn die Belastungsgrenze der Software erreicht wurde.
Passende Kommunikationsprogramme auswählen
Es gibt einige Funktionen, auf die heute kein Unternehmen verzichten kann. Kommunikationsdienste, die das Verschicken von Nachrichten innerhalb wie außerhalb des Unternehmens ermöglichen, sind heute aus dem Arbeitsalltag kaum wegzudenken.
Wenn Ihr Unternehmen dezentral organisiert ist, etwa durch Homeoffice, ist es unumgänglich, dass die interne Kommunikation reibungslos erfolgen kann. Wichtige Punkte, die bei der Anschaffung einer Kommunikationssoftware zu beachten sind, sind:
- Multimediale Chatfunktionen, etwa Text, Sprache und Video
- Intuitive Benutzeroberflächen
- Integrierbarkeit in andere Tools
- Personalisierung der Software auf den Endbenutzer, etwa durch Team oder Gruppenchats
Manche Programme legen den Fokus auf einzelne der oben genannten Punkte, andere sind eher Allrounder. Legen Sie deshalb schon von vorneherein fest, welche Aspekte in Ihrem Unternehmen im Vordergrund stehen sollten.
Intranet – eine personalisierte Lösung
Langfristig kann die Erstellung eines Intranets eine Vielzahl an Vorteilen bieten. Im Gegensatz zum Internet, ist das Intranet ein geschlossenes privates Netzwerk, auf das von Außenstehenden nicht zugegriffen werden kann. Es gibt viele Anwendungsbereiche, bei denen das Intranet Ihrem Unternehmen dienlich sein kann.
Ein eigenes Kommunikationsprogramm, dezentrale In-House Datenverarbeitung oder Projektmanagement, das Intranet bündelt all diese Aufgaben in einem. Da diese Lösungen spezifisch für Ihr Unternehmen entwickelt werden, sind Kompromisse selten nötig.
Doch gibt es auch Nachteile, zuerst sind die Anschaffungskosten meist höher als die Erwerbung von Lizenzen für Programme die ähnliches bieten. Eine Alternative zur Vermeidung dieser Kosten ist das eigenständige Entwickeln eines Intranets. Doch da die wenigsten Unternehmen dezidierte IT-Abteilungen besitzen, steht diese Option hauptsächlich Firmen mit Fokus auf Softwareentwicklung offen.
Cloud-Dienste bieten Vorteile für Ihr Unternehmen
Während das Intranet größtenteils In-House abläuft, ist es bei Cloud-basierten Programmen genau umgekehrt. Die eigene Datenverarbeitung wird mittels Internets ausgelagert. Die Vorteile sind etwa, dass Mitarbeiter von überall Zugriff auf die Daten haben können.
Sie benötigen nur ihre Zugangscodes für die jeweilige Cloud und häufig noch eine Zwei-Faktor Authentifizierung und schon kann von überall Remote auf die Daten zugegriffen werden und eine Verarbeitung stattfinden. Da die Daten in der Regel sowohl in der Cloud als auch auf dem jeweiligen Rechner gespeichert werden, leistet die Cloud so auch einen Beitrag zur Datensicherheit. Doch die Cloud kann noch mehr. Gerade während und kurz nach der Gründung sind die eigenen PCs oft nicht die leistungsstärksten Maschinen. Mittlerweile kann sogar Rechenleistung aus der Cloud genutzt werden, um diese Probleme zu umgehen.
Dazu wird das entsprechende Programm auf Datenzentren des Cloud Anbieters ausgeführt und danach auf den eigenen PC gestreamt. So können selbst von schwachen Systemen aufwändige Programme etwa zur 3D-Bearbeitung ohne Probleme nutzen.
Betrieb und Wartung der IT-Infrastruktur entfallen ebenfalls, da Upgrades vom Anbieter der Cloud übernommen werden. Das spart Zeit, Nerven und Geld. Sollten trotzdem Probleme auftreten, hilft der Kundenservice weiter und es werden keine weiteren Dienstleister zur Fehlererkennung benötigt, wie es meist bei einer In-House Lösung der Fall ist.
Die Schattenseiten der Cloud
Neben all diesen Vorteilen, ist es dennoch wichtig, auf die Nachteile der Cloud-Lösungen hinzuweisen. Der erste Nachteil ist, dass die eignen Daten nun in den Händen dritter liegen. Natürlich vergreifen sich seriöse Anbieter nicht an den Daten der Kunden, aber wer seine Daten weitergibt, hat keine andere Wahl, als sich darauf zu verlassen, dass mit diesen Daten verantwortungsvoll umgegangen wird.
Das führt unweigerlich zu einem Verlust der Datenhoheit. Auch können Cloud Anbieter zielgerichtet von Hackern angegriffen werden und ihre Daten so in die Hände von Kriminellen kommen, die von ihrem Unternehmen noch nie gehört haben.
Aber auch die eigene Autonomie kann betroffen sein. Wenn ein Cloud Anbieter festlegt, dass zu einer bestimmten Zeit ein Update durchgeführt werden muss und die Cloud dafür für kurze Zeit nicht zugänglich ist, dann können sie nichts machen. Eine persönliche Lösung, bei der der Anbieter jeden einzelnen seiner Kunden bei solchen Wartungen berücksichtigt, ist schlicht nicht machbar.
Und selbst wenn von Anbieter und Kundenseite die Technik gut läuft, die Internetinfrastruktur kann einen Strich durch die Rechnung machen. Bei Internetausfällen oder Leistungseinbußen wegen starker Nutzung der Netze der Internetanbieter sind die Daten nicht oder nur eingeschränkt zugänglich. Wer sich ausschließlich darauf verlässt Cloud-basiert zu arbeiten, kann schnell vor vollendeten Tatsachen stehen, ohne Möglichkeiten das Problem zu beheben.
Finanzierungshilfen sichern
Der Bund bietet für Unternehmen oder Gründer, die Prozesse digitalisieren wollen, einige Fördermittel an. Erwähnenswert sind hier das Förderprogramm go-digital für kleine und mittelständische Unternehmen, sowie KfW ERP-Gründer-Kredite. Zu beachten ist aber, dass es für solche Bundesfördermittel oft Beschränkungen gibt, was Mitarbeiteranzahl und Jahresumsatz angeht. Durch die Beantragung dieser Kredite kann aber dafür gesorgt werden, dass die eigene IT-Infrastruktur von Beginn fachmännisch aufgesetzt wird.
Das größte Förderprogramm des Bundes ist „Digital Jetzt“. Nachdem die Unternehmen ihr Digitalkonzept eingereicht haben, werden Gelder zur Verfügung gestellt, um diese Ziele zu erreichen. Dafür haben die Unternehmen 12 Monate Zeit. Das Wichtige ist aber, dass dieses Förderprogramm aus nicht zurückzahlbaren Zuschüssen besteht.
Deshalb ist die Bewilligungshürde mit dem Einreichen eines in 12 Monaten realisierbaren Konzeptes auch Recht hoch. Wenn Ihr Unternehmen sich aber erfolgreich für dieses Programm bewirbt, winkt ein Zuschuss von bis zu 50.000 Euro.
Zu Abschluss lässt sich auch noch festhalten, das Geld, welches im Zuge der Digitalisierung im Unternehmen ausgegeben wird, sich häufig steuerlich geltend machen lässt. Das kann für Hardware, sowie für Software gelten, genauere Informationen bietet jedoch das zuständige Finanzamt oder ein Steuerberater.
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