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Tipps für produktive Meetings
23. März 2021, 14:01 :: Allgemein | Community
Autor: Gastautor
Der Kaffee ist schon längst kalt, das Team blickt mit glasigen Augen an die Decke und der Chef redet sich gerade warm für den zehnten Punkt der Tagesordnung: In viel zu vielen Firmen gehören solche Horror-Meetings zum Alltag. Sie sind nicht nur für die Teilnehmer frustrierend, sondern stellen auch für das Unternehmen eine Verschwendung produktiver Arbeitszeit dar. Dabei haben Meetings durchaus ihren Sinn: Sie können genutzt werden, um den Austausch im Team zu fördern, Aufgaben zu verteilen und die Motivation zu stärken. Und eigentlich ist es gar nicht so schwierig, ein produktives Meeting zu organisieren. Wer diese Tipps befolgt, kann nicht viel falsch machen.
Notwendigkeit prüfen
Bevor ein Meeting anberaumt wird, gilt es zu allererst sorgfältig die Alternativen zu prüfen. Wenn es nur darum geht, das Team über eine neue Entwicklung zu informieren, lässt sich dieses Ziel oft genauso gut durch eine Rundmail erreichen. Möglicherweise kann das Meeting auch durch einige Telefonate oder Gespräche in kleiner Runde ersetzt werden. So werden Teammitglieder, für die das Thema von geringerer Relevanz ist, nicht unnötig von der Arbeit abgehalten.
Keine Schlange am Kaffeeautomaten
Wenn Meetings mit Verspätung beginnen, ist das nicht nur frustrierend für die pünktlichen Teilnehmer. Im schlimmsten Fall bleibt auch nicht mehr genug Zeit, alle wichtigen Punkte abzuarbeiten, so dass das Meeting ergebnislos endet. Oft ist eine Schlange in der Kaffeeküche der Grund für eine solche Verspätung. Um dieses Problem zu vermeiden, kann es sinnvoll sein, im Meetingraum eine günstige Kaffeemaschine für Tassimo Kapseln aufzustellen. So können die Teilnehmer ihren Latte Macchiato auch noch während der Besprechung auffüllen.
Weniger ist mehr
Die Regel „weniger ist mehr“ gilt für Meetings gleich in zweierlei Hinsicht: Zum einen sollten nie mehr Teilnehmer eingeladen werden als notwendig. So kann der Rest der Belegschaft sich auf andere Aufgaben konzentrieren. Auch beim Meeting selbst ergeben sich so weniger Zwischenfragen, die das Treffen verlängern. Zum anderen sollte auch die Tagesordnung möglichst schlank gehalten werden. Liegen mehrere unterschiedliche Themen an, sollten diese besser auf mehrere kurze Meetings aufgeteilt werden. Denn je länger eine Besprechung dauert, desto schwieriger wird es für die Teilnehmer, sich zu konzentrieren.
Vorbereitung
Natürlich sollte der Organisator einer Besprechung gut vorbereitet sein und wissen, was er seinem Team mitteilen möchte. Aber auch die anderen Anwesenden sollten Gelegenheit zur Vorbereitung haben. Daher sollte im Vorfeld eines Meetings allen Beteiligten rechtzeitig eine Agenda zugeschickt werden. Materialien und Daten für eine Präsentation sollten ebenfalls frühzeitig angefordert werden. So kann sichergestellt werden, dass während des Meetings keine wichtigen Fragen offenbleiben.
Ergebnisse festhalten
In der Regel werden bei einem Meeting Strategien ausgearbeitet und Aufgaben verteilt. Damit die gefassten Beschlüsse tatsächlich umgesetzt werden, ist es unbedingt nötig, die Ergebnisse zum Schluss schriftlich festzuhalten. Das Protokoll der Sitzung sollte sowohl deutlich machen was gemacht werden muss, als auch wer die Verantwortung dafür trägt. Es sollte möglichst bald nach Ende der Besprechung an alle Teilnehmer verschickt werden, um Missverständnissen und Vergesslichkeit vorzubeugen.
Wer diese Tipps beherzigt, kann zumindest die schlimmsten Meeting-Sünden vermeiden. Darüber hinaus ist es wichtig, eine gute Meeting-Kultur im Unternehmen aufzubauen und die Mitarbeiter auf eine effektive und effiziente Arbeitsweise bei Besprechungen einzuschwören. Dann können Meetings einen erheblichen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten.
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